POLITIQUE DES DEMANDES D’EXERCICE DE DROIT DE VITAL FINANCE

Dans le cadre de ses activités, VITAL FINANCE collecte et traite vos données à caractère personnel dans le respect du livre cinquième du Code du numérique afin de répondre à vos besoins et vos demandes.

Conformément à notre politique de confidentialité, la présente politique vise à présenter la procédure que vous devez suivre pour exercer les droits qui vous sont reconnus par le livre cinquième du Code du numérique en son chapitre 5.

Quels sont vos droits ?

Vous pouvez demander l’accès à vos données à caractère personnel (droit d’accès)

Si vous souhaitez avoir accès à vos données à caractère personnel, nous vous fournirons une copie des données à caractère personnel sur lesquelles porte votre demande ainsi que les informations se rapportant à leur traitement.

Vous pouvez demander la rectification de vos données à caractère personnel (droit de rectification)

Si vous considérez que vos données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander qu’elles soient modifiées ou complétées. Dans certains cas, une pièce justificative pourra vous être demandée.

Vous pouvez demander l’effacement de vos données à caractère personnel (droit de suppression)

Si vous le souhaitez, vous pouvez demander la suppression de vos données à caractère personnel dans les limites autorisées par la loi.

Par ailleurs, vous pouvez nous donner des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après la mort.

Enfin, vos ayants droit peuvent nous demander de prendre en compte votre décès et de procéder aux mises à jour qui doivent en être la conséquence.

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel fondé sur l’intérêt légitime (droit d’opposition)

Si vous n’êtes pas d’accord avec un traitement fondé sur l’intérêt légitime, vous pouvez vous opposer à celui-ci, pour des raisons tenant à votre situation particulière, en nous indiquant précisément le traitement concerné et les raisons. Nous ne traiterons plus vos données à caractère personnel sauf à ce qu’il existe des motifs légitimes et impérieux de les traiter ou que celles-ci sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection commerciale (droit d’opposition à la prospection commerciale)

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection commerciale, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.

Vous avez des droits face à une décision automatisée (droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée)

Par principe, vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée fondée sur un profilage ou non qui a un effet juridique ou vous affecte de manière significative. Nous pouvons néanmoins automatiser ce type de décision si elle est nécessaire à la conclusion/à l’exécution d’un contrat conclu avec nous, autorisée par la réglementation ou si vous avez donné votre consentement.

En toute hypothèse, vous avez la possibilité de contester la décision, d’exprimer votre point de vue et de demander l’intervention d’un être humain qui puisse réexaminer la décision.

Vous pouvez retirer votre consentement (droit au retrait du consentement)

Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

Vous pouvez demander la portabilité d’une partie de vos données à caractère personnel (droit à la portabilité)

Vous pouvez demander à récupérer une copie des données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander à ce que nous transmettions cette copie à un tiers.

Vous pouvez organiser le sort de vos données à caractère personnel après la mort

Vous pouvez nous donner des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après la mort.

Par ailleurs, vos ayants droit peuvent nous demander de prendre en compte votre décès et de procéder aux mises à jour qui doivent en être la conséquence.

Vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données à caractère Personnel (APDP)

En plus des droits mentionnés ci-dessus, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

Comment exercer vos droits ?

Exigences générales

Toutes les demandes d’exercice de droits doivent contenir les éléments suivants :

  • Nom du propriétaire des données à caractère personnel.
  • Documents certifiant l’identité du propriétaire.
  • Le cas échéant, nom de votre représentant et documents pour prouver son identité et sa personnalité.
  • Adresse ou un autre moyen pour recevoir des notifications.
  • Une description claire et précise des données à caractère personnel concernées.
  • Description du droit à exercer ou de ce que le propriétaire demande.
  • Le cas échéant, documents ou informations facilitant la localisation des données à caractère personnel, y compris la zone responsable du traitement.

En plus des informations générales indiquées ci-dessus et en fonction du droit que vous souhaitez exercer, vous devez inclure les informations suivantes dans la demande :

  • Droit d’accès : le mode dans lequel vous préférez que les données à caractère personnel demandées soient reproduites.
  • Droit de rectification : les modifications que vous demandez à apporter à vos données à caractère personnel, pour lesquelles vous pouvez fournir les documents qui soutiennent la demande.
  • Droit de suppression : les causes qui motivent la demande de suppression de vos données à caractère personnel de nos traitements.
  • Droits d’opposition : les causes ou la situation qui amènent à demander la fin du traitement de vos données à caractère personnel, ainsi que les dommages ou préjudices qui serait causés au cas où le traitement se poursuit ; ou, vous devez indiquer les objectifs spécifiques pour lesquels vous souhaitez exercer ce droit.

Il est important de tenir compte du fait que, si la demande ne dispose pas de l’information décrite ci-dessus, nous pouvons demander l’information manquante, qui sera émise dans un délai maximum de 5 jours ouvrables le lendemain de la présentation de la demande, et vous aurez 10 jours ouvrables après réception, pour fournir les informations requises, sinon votre demande sera considérée comme non soumise.

Lorsque vous soumettez votre demande, par n’importe quel moyen, un accusé de réception sera délivré indiquant la date de réception de la même chose.

Exigences liées à votre identité

Toute demande doit être accompagnée d’une copie d’une identification officielle du propriétaire des données à caractère personnel, ainsi que de son représentant, dans le cas où il est celui qui soumet la demande.

Parmi les pièces d’identité officielles valides figurent : carte d’identité, carte d’identité CEDEAO, passeport et permis de conduire en cours de validité.

La personnalité du représentant, le cas échéant, peut être accréditée avec l’une des options suivantes :

  1. Une procuration dûment formalisée ;
  2. Vous et votre représentant comparaissez devant nous.

Il est important de considérer que l’identité du titulaire et de son représentant, ainsi que la personnalité de ce dernier, doivent être dûment accréditées avant l’exercice du droit en question, le cas échéant, en présentant les documents originaux indiqués ci-dessus ou une copie certifiée de la même, pour leur comparaison.

Exigences liées aux personnes juridiquement limitées (mineurs et majeurs incapables)

Pour l’exercice des droits de ce groupe de titulaires, en plus de soumettre la demande avec les informations décrites 2.1, les documents suivants doivent être fournis, selon le cas :

Cas des mineurs :

  1. Si les parents exercent l’autorité parentale et sont ceux qui soumettent la demande :
  • Acte de naissance du mineur.
  • Identification officielle du père ou de la mère, qui a l’intention d’exercer le droit.
  • Déclaration sur l’honneur relative à l’exercice de l’autorité parentale par le parent demandeur.
  1. Si une personne autre que les parents est celle qui exerce l’autorité parentale, et qui soumet la demande :
  • Document prouvant l’identité du mineur.
  • Acte de naissance du mineur.
  • Document légal prouvant la possession de l’autorité parentale.
  • Identification officielle de celui qui soumet la demande et a l’autorité parentale.
  • Déclaration sur l’honneur relative à l’exercice de l’autorité parentale par le demandeur.

Cas des personnes en état d’interdiction ou d’incapacité légale

  • Document qui prouve l’identité du propriétaire des données à caractère personnel.
  • Acte légal de nomination du tuteur.
  • Identification officielle du tuteur.
  • Déclaration sur l’honneur relative à l’exercice de l’autorité parentale par le demandeur

Cas des personnes décédées

  • Certificat de décès du propriétaire.
  • Les documents prouvant l’intérêt légal de la personne qui a l’intention d’exercer ce droit.
  • Identification officielle de qui demande l’exercice des droits

Sur votre droit d’accès

A quoi aurez-vous accès ?

Vous avez le droit d’obtenir les informations suivantes auprès de nous :

  • La confirmation que vos données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées par VITAL FINANCE
  • Lorsqu’elles le sont, vous avez le droit d’obtenir l’accès auxdites données ainsi qu’à un certain nombre d’informations complémentaires telles que :
  • Les finalités des traitements effectués,
  • Les catégories de données à caractère personnel traitées,
  • Les destinataires ou les catégories de destinataires à qui les données sont éventuellement communiquées,
  • La durée de conservation de ces données,
  • Les droits des personnes concernées (celles dont les données sont traitées),
  • La source des données,
  • L’existence de décisions automatisées s’il y a lieu,
  • Les transferts des données vers des pays tiers le cas échéant.

Ce droit comprend également celui d’obtenir gratuitement une copie des données qui font l’objet d’un traitement.

En cas de nouvelle demande de copie, des frais administratifs de F CFA 200/copie seront demandés.

Les informations sont communiquées sous forme électronique lorsque la demande est faite par voie électronique et que cela est possible. Vous pouvez aussi demander les données en format papier.

Lorsqu’il s’agit d’un nombre important de données, VITAL FINANCE peut demander au demandeur de préciser sa demande (sur quelles données porte sa demande).

En répondant à votre demande VITAL FINANCE est tenue de veiller à respecter :

  • Les droits des autres personnes,
  • La propriété intellectuelle et
  • Le secret des affaires.

Comment y aurez-vous accès ?

  1. La demande nous parvient par l’un des moyens suivants :
  2. Le formulaire annexé est remis ou rempli directement dans l’un des points de présence (agence, siège) de VITAL FINANCE.
  3. Le formulaire est rempli et envoyé par mail à l’adresse : dpo@vitalfinance.com
  4. Vérification de l’identité : afin de garantir la sécurité de l’information et d’être conforme au Code du numérique, nous vérifions l’identité du demandeur.
  5. Si vous vous êtes présenté, il faudra présenter une pièce d’identité.
  6. Si vous adressez votre demande par mail, vous devez envoyer une copie de votre carte d’identité (qui sera détruite après vérification).
  7. Notre délégué à la protection des données à caractère personnel (DPD/DPO) peut demander des précisions et compléter le formulaire de demande si nécessaire.
  8. Notre délégué à la protection des données à caractère personnel (DPD/DPO) accuse réception de la demande complète ; le délai de soixante (60) jours commence à courir dès que l’identité a pu être vérifiée et que la demande est complète.
  9. Notre DPD prend contact avec le demandeur pour fixer un rendez-vous ou vous communique l’information par mail, courrier s’il n’est pas nécessaire d’organiser un rendez-vous.
  10. Sans retour de notre délégué à la protection des données à caractère personnel dans le délai indiqué, vous pouvez saisir l’Autorité de Protection des Données à caractère Personnel pour lui en faire part à l’adresse mail : contact@apdp.bj .

Sur votre droit de rectification

A quoi aurez-vous droit ?

Vous avez le droit de demander à rectifier ou compléter les données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes.

Pour exercer ce droit, servez-vous du formulaire annexé que vous pouvez retirer auprès de tous nos de présence.

La demande accompagnée d’une copie de votre carte d’identité doit être envoyée à l’adresse mail dpo@vitalfinance.com . Cette copie de la carte d’identité sera détruite après le traitement de la demande.

Comment y aurez-vous droit ?

  1. La demande nous parvient par l’un des moyens suivants :
    1. Le formulaire annexé est remis ou rempli directement dans l’un des points de présence (agence, siège) de VITAL FINANCE
    2. Le formulaire est rempli et envoyé par mail à l’adresse : dpo@vitalfinance.com
  2. Vérification de l’identité : afin de garantir la sécurité de l’information et d’être conforme au Code du numérique, nous vérifions l’identité du demandeur.
    1. Si vous vous êtes présenté, il faudra présenter une pièce d’identité.
    2. Si vous adressez votre demande par mail, vous devez envoyer une copie de votre carte d’identité (qui sera détruite après vérification).
  3. Notre délégué à la protection des données à caractère personnel peut demander des précisions et compléter le formulaire de demande si nécessaire.
  4. Notre DPD accuse réception de la demande complète ; le délai de quarante-cinq jours (45) jours commence à courir dès que l’identité a pu être vérifiée et que la demande est complète.
  5. Notre DPD analyse l’impact d’une rectification pour s’assurer que le droit peut s’appliquer. Si c’est le cas, nous procédons à la modification.
  6. Nous vous confirmons au demandeur que le changement a été fait et que des tiers légitimes ont également pris en compte les modifications. Si nous ne nous pouvons pas procéder aux rectifications, nous vous en informons et vous communiquons les motifs de notre décision.
  7. Sans retour de notre délégué à la protection des données à caractère personnel dans le délai indiqué, vous pouvez saisir l’Autorité de Protection des Données à caractère Personnel pour lui en faire part à l’adresse mail : contact@apdp.bj .

Sur votre droit d’opposition

A quoi pouvez-vous vous opposez ?

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment :

  • Pour des motifs légitimes, à ce que des données à caractère personnel vous concernant fassent l’objet d’un traitement ; auquel cas, vous devez contacter notre DPD afin de déterminer si la raison que vous invoquez prévaut sur notre intérêt légitime ou sur la loi ;
  • À la collecte de vos données à des fins de prospection notamment commerciale, caritative ou politique, gratuitement et sans aucune justification, au traitement projeté de données à caractère personnel vous concernant.

Votre droit d’opposition ne s’applique pas si les données à caractère personnel sont nécessaires pour respecter une obligation légale ou si elles sont nécessaires pour exécuter le contrat de travail. Il n’est applicable que dans les cas où les données à caractère personnel sont traitées dans l’intérêt légitime de VITAL FINANCE. Il faut alors que vous présentez des arguments qui seraient supérieurs à l’intérêt de VITAL FINANCE.

Comment pouvez-vous vous opposez ?

  1. La demande nous parvient par l’un des moyens suivants :
    1. Le formulaire annexé est remis ou rempli directement dans l’un des points de présence (agence, siège) de VITAL FINANCE ;
    2. Le formulaire est rempli et envoyé par mail à l’adresse : dpo@vitalfinance.com
  2. Vérification de l’identité : afin de garantir la sécurité de l’information et d’être conforme au Code du numérique, nous vérifions l’identité du demandeur.
    1. Si vous vous êtes présenté, il faudra présenter une pièce d’identité.
    2. Si vous adressez votre demande par mail, vous devez envoyer une copie de votre carte d’identité (qui sera détruite après vérification).
  3. Notre DPD peut demander des précisions (sur quelles données à caractère personnel la demande porte-t-elle ? Et quels sont vos arguments pour appuyer sa demande ?) et compléter le formulaire de demande si nécessaire.
  4. Notre délégué à la protection des données à caractère personnel (DPD/DPO) accuse réception de la demande complète ; le délai de soixante (60) jours commence à courir dès que l’identité a pu être vérifiée et que la demande est complète.
  5. Dans certains cas, il est évident que le droit ne s’applique pas car cela empêcherait VITAL FINANCE d’exercer ses obligations légales (s’opposer au traitement de l’adresse d’un demandeur au prêt, sa situation fiscale, …). Dans d’autres cas où le doute subsiste, notre DPD avise.
  6. Notre DPD prend contact avec le demandeur pour fixer un rendez-vous ou vous communique notre réponse par mail, courrier s’il n’est pas nécessaire d’organiser un rendez-vous.
  7. Quand l’opposition au traitement est validée, nous cessons le traitement desdites données et faisons suivre cette décision aux tiers légitimes. Quand l’opposition est refusée, nous vous communiquons les raisons du refus.
  8. Sans retour de notre délégué à la protection des données à caractère personnel dans le délai indiqué, vous pouvez saisir l’Autorité de Protection des Données à caractère Personnel pour lui en faire part à l’adresse mail : contact@apdp.bj .

Sur votre droit de suppression

Que pouvez-vous faire supprimer ?

Vous avez le droit de demander la suppression de vos données à caractère personnel. Ce droit n’est cependant pas absolu.

Sachez qu’en tant qu’entreprise, VITAL FINANCE a une obligation légale de conservation des données à caractère personnel et certaines données ne pourront donc pas être effacées.

En pratique, très peu de données pourront être effacées.

Comment pouvez-vous faire supprimer vos données ?

  1. La demande nous parvient par l’un des moyens suivants :
    1. Le formulaire annexé est remis ou rempli directement dans l’un des points de présence (agence, siège) de VITAL FINANCE
    2. Le formulaire est rempli et envoyé par mail à l’adresse : dpo@vitalfinance.com
  2. Vérification de l’identité : afin de garantir la sécurité de l’information et d’être conforme au Code du numérique, nous vérifions l’identité du demandeur.
    1. Si vous vous êtes présenté, il faudra présenter une pièce d’identité.
    2. Si vous adressez votre demande par mail, vous devez envoyer une copie de votre carte d’identité (qui sera détruite après vérification).
  3. Notre délégué à la protection des données à caractère personnel peut demander des précisions et compléter le formulaire de demande si nécessaire.
  4. Notre DPD accuse réception de la demande complète ; le délai de quarante-cinq jours (45) jours commence à courir dès que l’identité a pu être vérifiée et que la demande est complète.
  5. Notre DPD analyse l’impact d’une suppression pour s’assurer que le droit peut s’appliquer. Si c’est le cas, nous procédons à la suppression.
  6. Nous vous confirmons au demandeur que la suppression a été effective et que des tiers légitimes ont également pris en compte cette mise à jour. Si nous ne nous pouvons pas procéder à la suppression, nous vous en informons et vous communiquons les motifs de notre décision.
  7. Sans retour de notre délégué à la protection des données à caractère personnel dans le délai indiqué, vous pouvez saisir l’Autorité de Protection des Données à caractère Personnel pour lui en faire part à l’adresse mail : contact@apdp.bj.

Sur votre droit à la portabilité des données

Quelles données pouvez-vous faire porter ?

Vous avez le droit de récupérer les données fournies à VITAL FINANCE, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement.

Ce droit ne s’applique que si le traitement des données de VITAL FINANCE est fondé sur le consentement ou sur l’exécution d’un contrat que nous avons avec vous.

Comment pouvez-vous faire porter vos données ?

  1. La demande nous parvient par l’un des moyens suivants :
    1. Le formulaire annexé est remis ou rempli directement dans l’un des points de présence (agence, siège) de VITAL FINANCE ;
    2. Le formulaire est rempli et envoyé par mail à l’adresse : dpo@vitalfinance.com
  2. Vérification de l’identité : afin de garantir la sécurité de l’information et d’être conforme au Code du numérique, nous vérifions l’identité du demandeur.
    1. Si vous vous êtes présenté, il faudra présenter une pièce d’identité.
    2. Si vous adressez votre demande par mail, vous devez envoyer une copie de votre carte d’identité (qui sera détruite après vérification).
  3. Notre DPD peut demander des précisions et compléter le formulaire de demande si nécessaire.
  4. Notre délégué à la protection des données à caractère personnel (DPD/DPO) accuse réception de la demande complète ; le délai de dix (10) jours commence à courir dès que l’identité a pu être vérifiée et que la demande est complète.
  5. Notre DPD prend communique les données par mail, courrier au responsable de traitement indiqué par vous tout en vous mettant en copie du mail.
  6. Sans retour de notre délégué à la protection des données à caractère personnel dans le délai indiqué, vous pouvez saisir l’Autorité de Protection des Données à caractère Personnel pour lui en faire part à l’adresse mail : contact@apdp.bj.

Votre point de contact

VITAL FINANCE se conforme à ses obligations en matière de protection, prend à cœur la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel de ses adhérents.

En conséquence, VITAL FINANCE a désigné et notifié à l’Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) un délégué à la protection des données personnelles (ci-après « DPO »).

Pour toutes questions concernant le traitement de vos données personnelles ainsi que pour l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter notre DPO de la manière suivante :

ANNEXE : FORMULAIRE D’EXERCICE DE DROITS

Conformément aux dispositions du Livre 5ème du Code du numérique, vous bénéficiez de plusieurs droits sur vos données à caractère personnel, ainsi que sur le traitement de celles-ci.

Afin d’exercer l’ensemble des droits qui vous sont octroyés, nous vous prions de bien vouloir compléter le formulaire ci-dessous :

  • IDENTIFICATION DU DEMANDEUR

Nom :

Prénom :

Adresse postale :

E-mail :

Afin que votre demande d’accès à vos données à caractère personnel et votre demande de rectification de vos données à caractère personnels soient prises en compte, vous devez faire parvenir les éléments nécessaires à la justification de votre identité, à savoir un justificatif d’identité en cours de validité.

  • OBJET DE LA DEMANDE
  • Demande d’accès à vos données à caractère personnel, c’est-à-dire, le cas où vous souhaitez savoir si VITAL FINANCE traite ou non vos données à caractère personnel, et, dans l’affirmative, vous souhaitez en obtenir une copie (conformément à l’article 437 « Droit d’accès » du Code du numérique).
  • Demande de rectification de vos données à caractère personnel, c’est-à-dire, le cas où vous considérez que certaines données à caractère personnel vous concernant sont inexactes ou incomplètes (conformément à l’article 441 « Droit de rectification et de suppression » du Code du numérique).

Nous vous prions, le cas échéant, de préciser les données visées par la demande de rectification :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

  • Demande d’effacement de vos données à caractère personnel, c’est-à-dire, le cas où vous ne souhaitez plus que vos données à caractère personnel fassent l’objet d’un traitement par VITAL FINANCE (conformément à l’article 441 « Droit de rectification et de suppression » du Code du numérique).

Nous vous prions, le cas échant, de préciser les données visées par la demande d’effacement :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

  • Demande de portabilité des données, c’est-à-dire, le cas où vous souhaitez recevoir vos données à caractère personnel fournies à un responsable du traitement et que vous souhaitez les transmettre à un autre responsable du traitement (conformément à l’article 438 « Droit à la portabilité des données » du Code du numérique).

Nous vous prions, le cas échéant, de cocher les cases suivantes si :

    • Vous souhaitez recevoir vos données à caractère personnel ;
    • Vous souhaitez que VITAL FINANCE transfère vos données à caractère personnel à un autre organisme responsable du traitement (merci de nous présenter un justificatif dudit organisme) :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

  • Demande d’opposition à un traitement des données, c’est-à-dire, le cas où vous vous opposez aux traitements de vos données à caractère personnel par le responsable du traitement (conformément à l’article 440 « Droit d’opposition » du Code du numérique).

Nous vous prions, le cas échéant, de préciser les données visées par la demande d’opposition à un traitement :

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Fait à ……………………..…, le ……………………..

Signature